Pour être valable, une facture doit répondre à toute une série de prescriptions de fond et de forme. Nous vous les résumons ci-dessous.

 

Mentions obligatoires :

 

•    le mot « facture » doit être explicitement indiqué ;
•    la date de facturation, mais aussi : la date de livraison (pour les marchandises) ou la date des prestations (pour les services) ;
•    le numéro de facture unique ;
•    votre nom, ou votre raison sociale, et votre adresse ;
•    le nom (ou la raison sociale) du destinataire et son adresse ;
•    votre numéro de compte bancaire ;
•    le numéro de TVA ou d’entreprise du fournisseur et du destinataire ;
•    la description des biens livrés et/ou des services prestés ainsi que leur quantité ;
•    le prix (unitaire) et la réduction accordée, la quantité ;
•    les montants : le montant hors TVA, le taux de TVA et le montant de la TVA pour chaque taux, le montant total à payer ;
•    le lieu où la facture a été établie ;
•    les conditions de paiement.

Attention : si la date d’échéance ou le numéro de compte bancaire n’est pas indiqué(e) sur la facture, cela donne à votre client une raison de ne pas vous payer ou de vous payer tardivement. Pour éviter toute discussion, veillez à ce que votre facture soit complète.

 

 

Facultativement, vous pouvez :

 

•    renvoyer à des factures précédentes, s’il s’agit d’une facture partielle ;
•    renvoyer aux conditions générales :
•    ce n’est pas obligatoire, mais judicieux si les conditions font partie du contrat de vente;
•    vous pouvez éventuellement faire figurer les conditions au verso de la facture ;
•    « autoliquidation », si la TVA est due par le cocontractant ;
•    « facture émise par le client », en cas d’autofacturation ;
•    « exonéré de TVA en vertu de l’article... », si l’opération est exonérée de TVA – la base légale de l’exonération doit être décrite de manière détaillée ;
•    mentions particulières imposées par la législation (vente d’œuvres d’art, antiquités, véhicules à moteur, agences de voyages, biens d’occasion...) ;
•    exonération de la TVA : les petites entreprises dont le chiffre d’affaires est limité sont dans certains cas exonérées de TVA. Leurs factures doivent cependant elles aussi répondre aux exigences de forme et comporter les mentions particulières concernant la TVA. Elles doivent en effet expliquer pourquoi elles ne facturent pas de TVA.

 

 

Amendes et sanctions

 

Une de vos factures ne répond pas à ces exigences de forme ? Vous vous exposez dans ce cas à une sanction.
•    Lors d’une première infraction fortuite, vous encourez une amende administrative de 25 euros par facture avec un minimum de 50 euros et un maximum de 500 euros.
•    Vous commettez une deuxième infraction ? Vous risquez alors une amende de 125 euros, avec un maximum de 1 250 euros.
•    Pour les infractions suivantes : 250 euros, avec un maximum de 5 000 euros.

Les données figurant sur la facture ne sont pas correctes ? Vous risquez alors une amende pouvant aller jusqu’à deux fois le montant facturé. Il ne s’agit pas d’une fraude, mais simplement d’une erreur ? L’amende est dans ce cas limitée à 100 ou 60 % du montant facturé.

 

 

La note de crédit

 

Chaque facture erronée doit être rectifiée au moyen d’une note de crédit renvoyant clairement à la facture émise. Vous devez mentionner explicitement le terme « note de crédit » et reprendre toutes les autres exigences de fond de la facture en question.